Jak efektivně archivovat dokumenty

Povinnost archivace dokumentů je dána zákonem a vztahuje se na velké firmy i živnostníky. Fakt je, že množství dokumentů, které je třeba i několik let nutné uchovávat, je obrovské. Je tedy nutné najít vhodné prostory a především i způsob, jak je ukládat, aby byly bezpečně uložené a současně byly kdykoliv k dispozici. Přinášíme vám několik praktických rad, jak můžete archivaci zvládnout v pohodě!

^{ilustrační foto: centrum-krabice.cz}

Co říká zákon

Archivační povinnost právnických i fyzických osob je upravena zákonem. Jedná se o zákon č. 499 Sb. o archivnictví a spisové službě a jednotlivé lhůty nutné pro archivaci různých typů dokumentů je možné nalézt v zákoně č.563/1991 Sb. o účetnictví a další informace jsou v §27 zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty. Pokud nejsou podmínky archivace splněny, hrozí poměrně vysoké sankce (uvedeny jsou v §73 a §74 zákona o archivnictví a spisové službě).

Třeba i 10 let

Některé dokumenty je nutné archivovat třeba i deset let. Jsou to například účetní uzávěrky, výroční zprávy a apod. Pro většinu dokumentů platí pětiletá povinnost. Týká se to například účetních dokladů a knih, inventurních soupisů, účtových rozvrhů apod. I z hlediska této délky je nutné mít systém archivace dobře promyšlený.

Jak vypadá správný archiv

Základem všeho je, pořídit si kvalitní kartonové archivační krabice. Existují i takové speciality, jako jsou krabice s archivačními boxy pro jednotlivé šanony. Ty jsou dobrou volbou pro větší firmy, které potřebují skladovat více různých dokumentů. Pro jednotlivce či malé podnikatele bohatě postačí i praktické kartonové krabice z lepenky, do kterých je možné ukládat písemné dokumenty. V případě archivace je přehlednost na prvním místě. Každá krabice by měla být řádně označena, v orientaci může pomoci i barevné odlišení. Všechny krabice i tiskoviny je třeba skladovat na suchém místě, aby nedošlo k jejich zničení. Protože se jedná o citlivé údaje, je nutné povolit přístup jen pověřeným osobám.